У більшості невеликих компаній премія рахується так: наприкінці місяця власник відкриває таблицю, звіряє її з листуванням і банківською випискою, згадує, хто кому передавав клієнта, і виводить підсумок. На це йде вечір, а іноді й два. А далі починається найгірше — менеджер підходить із питанням, чому вийшло менше, ніж він рахував у себе в блокноті.
Проблема не в арифметиці. Проблема в тому, що цифра зʼявляється раз на місяць, її неможливо перевірити, і кожен рахує по-своєму.
Що має бути, щоб рахувати автоматично
Автоматичний розрахунок — це звіт на даних, які вже є. Тому спочатку потрібно, щоб ці дані існували в одному місці й у передбачуваному вигляді:
- усі угоди в одній системі, а не частина в CRM, частина в месенджері й частина «в голові у Віті»;
- зафіксований власник угоди — хто саме її веде, і що робити, коли клієнта передали іншому;
- статус оплати, а не тільки статус «закрито»: система має знати, коли гроші реально надійшли;
- сума й собівартість позиції чи послуги, якщо ви рахуєте від маржі;
- дата, за якою угода потрапляє в період — оплати чи відвантаження, але одна для всіх.
Найчастіше вузьке місце — саме оплати. Якщо їх зводять руками з виписки, розрахунок премій теж залишиться ручним. Як це закривається, описано в матеріалі про автоматичну звірку оплат, а базові вимоги до системи — у матеріалі про CRM для малого бізнесу.
Від чого рахувати відсоток
Від виручки — найпростіше й найзрозуміліше. Підходить там, де ціни фіксовані й менеджер не може їх змінювати.
Від маржі — чесніше в усіх інших випадках. Щойно менеджер отримує право на знижку, відсоток від суми починає працювати проти вас: продати зі знижкою легше, а його винагорода майже не страждає. Арифметика того, як знижка зʼїдає прибуток, розібрана в матеріалі про облік витрат і прибутковості.
Ступенями — коли є план: до плану один відсоток, після нього вищий. Це працює краще за лінійну схему, але тільки якщо план реалістичний. План, який ніхто не виконує третій місяць поспіль, перестає бути орієнтиром і починає демотивувати.
Просте правило: схема має вміщатися в три речення. Якщо для пояснення потрібна таблиця з виносками, менеджер її не рахуватиме — а отже, вона не впливатиме на його поведінку.
Головна цінність — не економія часу, а прозорість
Півдня роботи на місяць — приємна, але не головна вигода. Головне те, що менеджер бачить свою суму щодня, а не дізнається її постфактум.
Дашборд із поточним значенням премії змінює поведінку: людина сама бачить, що до наступної сходинки бракує однієї угоди, і робить ще один дзвінок. Ручна таблиця такого ефекту не дає в принципі — просто тому, що вона існує один день на місяць. Як зібрати такий екран, є в матеріалі про автоматичні звіти й дашборди, а розмежування доступів — у матеріалі про права доступу співробітників.
Як це виглядає в цифрах
Простий приклад, який показує різницю між двома базами розрахунку. Менеджер закрив за місяць угод на 400 000 ₴ виручки, собівартість товару — 280 000 ₴, тобто маржа 120 000 ₴.
- 5% від виручки — це 20 000 ₴ премії, тобто шоста частина всієї маржі.
- 15% від маржі — це 18 000 ₴, сума схожа, але поводиться інакше.
Різниця стає видимою, щойно зʼявляється знижка. Якщо менеджер дав клієнту 10%, виручка падає до 360 000 ₴, а маржа — до 80 000 ₴. У першій схемі він отримає 18 000 ₴, майже не помітивши втрати. У другій — 12 000 ₴, і знижка перестане бути безкоштовним для нього інструментом.
Саме тому в бізнесах, де торгуються, друга схема виявляється спокійнішою для власника: правила однакові для всіх, а сперечатися про цифру не доводиться.
Про що забувають на старті
- Повернення й несплати. Треба заздалегідь домовитися, що відбувається з премією, якщо клієнт повернув товар наступного місяця.
- Спільні угоди. Один знайшов, інший довів до оплати — правило поділу має бути записане до того, як виникне перший конфлікт.
- Ручні корективи. Іноді втрутитися доводиться, і це нормально. Погано, коли правку неможливо простежити: будь-яка зміна має залишати слід із автором і причиною.
- Нецільові заявки. Якщо частина лідів приходить з реклами й розподіляється автоматично, схема має враховувати їхню якість, інакше премію отримає той, кому просто більше пощастило з чергою.
З чого почати завтра
Не переписуйте систему мотивації. Зберіть звіт за минулий місяць на наявних даних і порівняйте його з тим, що ви порахували руками. Розбіжності покажуть, яких саме даних бракує, — і це буде реальний список того, що варто впорядкувати. Такий підхід описаний у матеріалі про те, з чого почати автоматизацію.
Коротко
Премії — ідеальний кандидат на автоматизацію: правила формальні, дані вже є, а ціна помилки висока, бо йдеться про гроші й довіру. Фіксуйте власника угоди й факт оплати, рахуйте від маржі там, де є знижки, тримайте схему простою і покажіть менеджеру його цифру в реальному часі. Тоді кінець місяця перестане бути вечором звірок і суперечок.
Ми в Obliko налаштовуємо облік і звіти так, щоб цифри рахувалися самі, а не збиралися вручну.
Від чого краще рахувати премію — від виручки чи від прибутку?
Від маржі, якщо менеджер може давати знижку. Інакше вигідна для нього угода може бути збитковою для вас: продати дешевше завжди легше, а відсоток від суми при цьому майже не змінюється.
Коли нараховувати бонус — за фактом угоди чи оплати?
За фактом грошей на рахунку. Премія за виставлений рахунок перетворюється на аванс, який потім доводиться забирати назад при поверненні чи несплаті — і це найчастіша причина конфліктів.
Чи потрібна для цього окрема програма?
Ні. Якщо угоди вже ведуться в CRM або обліковій системі, розрахунок робиться звітом на наявних даних. Окремий інструмент потрібен хіба що за складних схем із кількома учасниками однієї угоди.
Чи можна показувати менеджерам чужі результати?
Загальні цифри по команді — так, це працює як орієнтир. Персональні суми премій колег краще не відкривати: користі мало, а приводів для образ достатньо.
Рутина зʼїдає робочий день?
Подивимось ваші процеси й порахуємо, що автоматизувати першим, щоб віддача була найшвидшою.