Облік витрат і прибутковості: чому виручка росте, а грошей не більшає

Найпоширеніша фінансова ситуація в малому бізнесі виглядає так: обертів більше, ніж торік, замовлення йдуть, а вільних грошей чомусь немає. Власник відчуває, що працює більше за ті самі гроші, але не може сказати, куди вони діваються.

Причина майже завжди одна: облік ведеться на рівні «скільки на рахунку», а не на рівні «скільки заробили й на чому».

Три різні цифри, які плутають

Виручка — це все, що надійшло. Вона нічого не говорить про прибуток і легко росте одночасно з погіршенням справ.

Валовий прибуток — виручка мінус прямі витрати на те, що продали: закупівля, матеріали, комісії, доставка. Ось тут зʼявляється перше відкриття: у багатьох напрямків націнка на папері й реальна маржа відрізняються вдвічі.

Чистий прибуток — те, що лишилося після постійних витрат: оренда, зарплати, реклама, сервіси, податки. І окремо від усього цього — залишок на рахунку, у якому лежать передоплати за невиконані замовлення й гроші під податки. Це не ваші гроші, хоча виглядають вашими.

Плутанина між останніми двома цифрами й породжує касові розриви: залишок здається прибутком, його витрачають, а через місяць нічим платити постачальнику.

З чого починається облік

Не з системи, а з двох таблиць.

Перша — рух грошей: дата, сума, напрямок, категорія, коментар. Заповнюється щодня або хоча б щотижня, інакше за місяць ніхто не згадає, за що був платіж. Уже через два місяці така таблиця показує структуру витрат, про яку власник зазвичай не здогадувався.

Друга — собівартість основних позицій або послуг. Для товару це закупівля плюс усе, що на неї накладається; для послуги — години людей і те, що витрачається на її виконання. Саме тут виявляються позиції, які продаються найкраще й заробляють найменше.

Коли ці дві таблиці ведуться регулярно, решта — питання техніки. Починати з покупки складної системи означає автоматизувати хаос, і ми про це попереджали в розборі помилок автоматизації бізнесу.

Витрати, які випадають із розрахунку

Список типових «невидимок» короткий і завжди один і той самий:

• комісія еквайрингу й банківське обслуговування;
• доставка, зокрема зворотна при поверненнях;
• пакування й витратні матеріали;
• реклама в перерахунку на одне замовлення, а не загальною сумою за місяць;
• зарплата власника, якщо він працює в бізнесі;
• податки та внески;
• сервіси й підписки, які списуються автоматично.

Кожна стаття окремо виглядає дрібницею, а разом вони перетворюють видиму націнку 30% на реальні 8-10%. Особливо це бʼє по інтернет-магазинах, де на одне замовлення накладається одразу кілька таких витрат, — тому в ціні мають бути враховані всі, і про це є окремий матеріал про ціноутворення в інтернет-магазині.

Як зробити, щоб дані збиралися самі

Ручне ведення тримається рівно доти, доки вистачає дисципліни. Далі є два кроки автоматизації, і робити їх варто саме в такому порядку.

Перший — підтягувати надходження з банку й зіставляти їх із замовленнями. Це знімає найнуднішу частину роботи й одночасно закриває питання «за що прийшли ці гроші». Механіку ми описали в матеріалі про автоматичну звірку оплат з банком.

Другий — звести дані в одне місце, де їх видно без ручного зведення: продажі, витрати, залишки. Для більшості малих компаній достатньо таблиці, яка оновлюється сама, — про цей формат є розбір інтеграції сайту з Google Таблицями, а про подання цифр — матеріал про звіти та дашборди для бізнесу.

Коли обсяг переростає таблиці й дані живуть у кількох системах одночасно, починається розмова про облікову систему. Межу між інструментами ми розводили в порівнянні CRM і ERP, а для ФОП окремо є матеріал про автоматизацію бухгалтерії.

Що з цими цифрами робити далі

Облік має закінчуватися рішеннями, інакше це просто гарні таблиці. Мінімум, який дає нормально зібраний облік:

Видно, які напрямки заробляють, а які тримаються на обороті — і чи варто далі вкладати рекламу в те, що продається найбільше. Видно реальну маржу, а отже, межу знижок, за якою акція починає працювати в мінус: арифметику ми розбирали в матеріалі про програму лояльності та знижки. І видно сезонність — коли грошей буде менше, а витрати залишаться.

Для інтернет-магазину поверх цього корисно накласти дані з продажів по товарах: що обертається швидко, а що лежить, — про це в розборі аналітики продажів.

Коротко

Виручка, валовий прибуток, чистий прибуток і залишок на рахунку — чотири різні цифри, і плутанина між ними коштує касових розривів. Починати облік треба не з системи, а з двох таблиць: рух грошей за категоріями й собівартість основних позицій. Найчастіше з розрахунку випадають комісії, доставка й повернення, пакування, реклама в перерахунку на замовлення, зарплата власника та податки — разом вони легко зʼїдають дві третини видимої націнки. Автоматизувати варто в порядку: спершу підтягування надходжень із банку й зіставлення із замовленнями, потім зведення даних в одне місце, що оновлюється саме. Перехід до повноцінної облікової системи виправданий тоді, коли даних більше, ніж встигає людина, або коли вони живуть у кількох джерелах. І головне — облік має закінчуватися рішеннями: які напрямки згортати, де межа знижки, до якого місяця готувати запас.

Ми в Obliko автоматизуємо облік і бізнес-процеси — від зведення даних із сайту, банку та складу в один звіт до повноцінної системи. Якщо ви не можете швидко відповісти, скільки заробили минулого місяця й на чому саме, — напишіть, почнемо з простого.