Питання «коли замовляти» звучить просто, але саме на ньому малий магазин втрачає гроші двічі: коли товар закінчився й продаж пішов до конкурента, і коли склад забитий тим, що лежатиме три місяці.
Причина одна — рішення про закупівлю ухвалюють за відчуттям, а не за цифрою.
Чому «замовляти, коли закінчилося» не працює
Товар не зʼявляється миттєво. Між вашим замовленням і полицею стоїть строк доставки: у місцевого постачальника це день-два, у Китаю — тижні.
Якщо замовляти в момент, коли залишок дійшов до нуля, ви гарантовано стоїте без товару весь цей час. І це не найгірше: без запасу ви ще й змушені погоджуватися на терміновість, тобто на гіршу ціну й дорожчу доставку.
Тому замовляти треба не «коли закінчилося», а коли залишку рівно стільки, щоб дотягнути до наступної партії.
Формула точки перезамовлення
Логіка проста й вміщається в один рядок:
Поріг = середній денний продаж × строк доставки в днях + страховий запас
Розберемо на прикладі. Товар продається в середньому по 4 штуки на день. Постачальник везе 7 днів. Отже, поки їде партія, ви продасте близько 28 штук. Додайте страховий запас на випадок сплеску попиту або затримки — наприклад, ще 3 дні продажів, тобто 12 штук. Поріг = 40.
Це означає: щойно залишок опустився до 40 — замовляємо. Не раніше (щоб не морозити гроші) і не пізніше (щоб не стати без товару).
Щоб порахувати перший множник, потрібні акуратні залишки й історія продажів. Як їх вести, розібрано в матеріалі про складський облік, залишки й резерв.
Скільки класти в страховий запас
Це єдине місце у формулі, де є свобода рішення, і саме тут найчастіше помиляються.
Запас потрібен для двох ризиків: продажі можуть стрибнути й постачальник може затриматися. Тому:
- Рівний попит, надійний постачальник поруч — вистачає 2-3 днів продажів.
- Стрибкові продажі або постачальник із затримками — тиждень і більше.
- Сезонний пік попереду — запас рахують не за середнім, а за очікуваним піковим продажем.
Головне не піддаватися спокусі «покладемо побільше на всяк випадок». Кожна зайва одиниця на складі — це гроші, які не працюють, і ризик уцінки.
Не всі товари варті цієї роботи
Рахувати поріг для кожної з тисячі позицій — марна праця. Спершу розділіть асортимент за внеском у виручку: невелика частина позицій зазвичай дає більшість обороту, і саме вони не мають закінчуватися ніколи. Як зробити такий розподіл, описано в матеріалі про ABC-аналіз товарів і оборотність.
Далі логіка така: для ходових позицій рахуємо поріг і стежимо; для середніх — замовляємо разом із ходовими; для рідкісних — тримаємо мінімум або працюємо під замовлення.
Як зробити, щоб сигнал приходив сам
Формула марна, якщо в неї ніхто не заглядає. Робочий варіант — щоб система сама повідомляла про досягнення порогу.
Мінімальна версія: таблиця із залишками, порогом і підсвічуванням рядків, які впали нижче. Кожен понеділок хтось відкриває її й формує замовлення.
Нормальна версія: залишки підтягуються з обліку автоматично, і при перетині порогу відповідальний отримує повідомлення — у месенджер або поштою. Як це влаштувати, розібрано в матеріалі про сповіщення команди про події.
Що важливо додати до сигналу: поточний залишок, середній продаж і скільки днів лишилося за поточним темпом. Голе «залишилося 40» нічого не каже людині, яка формує закупівлю.
Дві типові помилки
Поріг порахували один раз і забули. Продажі змінюються — сезон, реклама, новий конкурент. Перераховувати варто хоча б раз на квартал, а перед сезоном обовʼязково.
Не врахували резерв. Якщо частина залишку вже зарезервована під оформлені замовлення, реальний доступний запас менший за цифру на складі. Поріг треба порівнювати з доступним залишком, а не з загальним.
Коротко
Замовляти треба не тоді, коли товар закінчився, а тоді, коли його вистачає рівно на строк доставки плюс страховий запас. Формула проста: середній денний продаж × дні доставки + запас. Страховий запас залежить від стабільності попиту й надійності постачальника: від двох-трьох днів до тижня й більше. Рахувати поріг є сенс не для всього асортименту, а для позицій, що дають основну виручку. І головне — сигнал має приходити сам: підсвічений рядок у таблиці або повідомлення в месенджер, інакше формула лишається теорією. Перераховувати пороги варто щокварталу й обовʼязково перед сезоном.
Ми в Obliko налаштовуємо облік залишків так, щоб сигнал про закупівлю приходив вчасно й сам — без ручних звірок і порожніх полиць.
Як порахувати точку перезамовлення, якщо продажі нерівні?
Беріть середній денний продаж за останні один-два місяці й додавайте страховий запас. Чим сильніше стрибають продажі, тим більший запас: для рівного товару вистачає кількох днів, для стрибкового — тижня й більше. Головне не рахувати за весь рік одразу: сезонний товар дасть безглузде середнє.
Чи потрібна для цього окрема програма?
Ні. Формула працює й у таблиці: колонка з середнім продажем, колонка зі строком доставки, колонка з розрахованим порогом і умовне форматування, яке підсвічує рядки нижче порогу. Окрема система потрібна тоді, коли позицій сотні й дані про залишки мають підтягуватися самі.
Що робити з товаром, який продається раз на місяць?
Для рідкісних позицій точка перезамовлення майже не працює — середнє на такому обсязі нічого не означає. Такий товар тримають або в мінімальній кількості під вітрину, або взагалі під замовлення, попереджаючи клієнта про строк. Заморожувати в ньому гроші заради «щоб було» — найдорожча звичка малого магазину.
Постачальник має мінімальну суму замовлення — як це врахувати?
Тоді порогом стає не одна позиція, а момент, коли кілька позицій разом набирають потрібну суму. На практиці рахують так: щойно перша позиція дійшла до свого порогу, дивляться, що ще з цього ж постачальника наближається, і добирають замовлення до мінімальної суми.
Рутина зʼїдає робочий день?
Подивимось ваші процеси й порахуємо, що автоматизувати першим, щоб віддача була найшвидшою.