Коли обсяг роботи виріс і команда перестає встигати, розвилка зазвичай виглядає так: або наймаємо ще одну людину, або замовляємо систему, яка цю роботу закриє.
Порівнюють ці варіанти рідко — просто вибирають те, що звичніше. А порівняти можна цілком конкретно, у гривнях.
Скільки насправді коштує людина
Зарплата — не вся сума. До неї додаються податки й внески, робоче місце й техніка, програми, час керівника на постановку задач і перевірку.
Далі — те, про що забувають: відпустка й лікарняні, період навчання (перші один-два місяці людина працює не на повну), і плинність. Якщо співробітник іде через рік, наступного треба знову вводити в курс справи.
Разом реальна вартість найму зазвичай у півтора раза вища за оголошену ставку. І головне — вона повторюється щомісяця, незалежно від того, багато роботи цього місяця чи мало.
Скільки коштує автоматизація
Тут структура інша: велика сума на старті й невелика постійна.
Упровадження — разові гроші за налаштування під ваш процес. Потім щорічна підтримка, зазвичай 15-25% від вартості впровадження: оновлення, зміни в процесі, полагодження інтеграцій. Розбір цін за напрямками — у матеріалі про те, скільки коштує автоматизація бізнесу, а про постійну частину — у матеріалі про підтримку системи після впровадження.
Ключова відмінність: вартість програми майже не залежить від обсягу. Обробити сто замовлень і тисячу коштує однаково. Людина ж масштабується тільки другою людиною.
Як порахувати за півгодини
Візьміть один конкретний процес — не «роботу менеджера взагалі», а, наприклад, перенесення замовлень із пошти в таблицю.
- Скільки годин на місяць він забирає. Не за відчуттям — запитайте виконавця й попросіть показати екран, як це описано в матеріалі про те, як описати бізнес-процес перед автоматизацією.
- Помножте на вартість години цієї людини (повна вартість, не гола ставка).
- Отримали суму, яку процес зʼїдає щомісяця.
- Розділіть вартість упровадження на цю суму — вийде строк окупності в місяцях.
- Додайте до щомісячних витрат майбутню підтримку й перевірте, чи лишається виграш.
Якщо окупність виходить до року — рішення очевидне. Понад два роки — швидше за все, зараз не варто.
Коли людина краща за програму
Задача трапляється кілька разів на місяць. Кожен випадок відрізняється від попереднього. Потрібне рішення, а не дія: домовитися, оцінити, вибрати з неоднозначних варіантів.
Ще один випадок — процес ще не усталився. Автоматизувати те, що змінюється щомісяця, означає переробляти систему разом з ним. Спочатку хай процес попрацює в стабільному вигляді хоча б квартал: про це — у матеріалі про те, з чого починати автоматизацію.
Коли програма краща за людину
Дія повторюється щодня в тому самому вигляді. Обсяг зростає, і зростатиме далі. Помилка коштує дорого — переплутаний залишок, втрачена заявка, не той рахунок.
І окремо — робота, від якої людина вигорає: копіювати однакові рядки вісім годин. Таких співробітників найважче втримати, а плинність на цій позиції коштує більше, ніж сама автоматизація.
Чого не робити
Не наймати людину для перенесення даних між двома системами. Це найдорожчий спосіб закрити відсутню інтеграцію: платити щомісяця за роботу, яку робить обмін файлами.
Не автоматизувати безлад. Якщо процес заплутаний, програма зафіксує цю плутанину в коді, і змінити її стане дорожче, ніж було.
І не рахувати економію на звільненні як головний виграш. У малому бізнесі виграш зазвичай в іншому: та сама команда починає тягнути вдвічі більший обсяг без нових ставок.
Коротко
Порівнюйте не «зарплату проти рахунку за програму», а повну вартість людини щомісяця проти впровадження плюс підтримки. Людина виграє на рідкісних задачах з винятками й на процесах, які ще не усталилися. Програма виграє там, де дія повторюється щодня, обсяг зростає, а помилка дорого коштує. Строк окупності до року — беріть; понад два — відкладіть, процес встигне змінитися. Рахувати треба по одному конкретному процесу, а не по посаді загалом.
Ми в Obliko рахуємо автоматизацію разом із замовником — до впровадження, а не після: якщо цифри не сходяться, чесно кажемо, що дешевше поки лишити як є.
Що дешевше — програма чи співробітник?
Залежить від обсягу й повторюваності. Людина дешевша на рідкісних задачах з великою кількістю винятків: там налаштування коштуватиме більше, ніж сама робота. Програма дешевша там, де та сама дія повторюється щодня й обсяг зростає, бо її вартість не збільшується від кількості операцій.
Який строк окупності вважати нормальним?
До 12 місяців — добре, 12-18 — прийнятно, понад 24 місяці — зазвичай сигнал відкласти. За два роки процес встигне змінитися, і система, зроблена під старий порядок, доведеться переробляти раніше, ніж вона себе окупить.
Чи звільняють людей після автоматизації?
У малому бізнесі — рідко. Частіше з людини знімають механічну частину роботи, а вивільнений час іде на те, що приносить гроші: дзвінки, підбір, роботу з клієнтом. Якщо єдиний сенс упровадження — скоротити ставку, порахуйте окремо, скільки коштуватиме підтримка системи.
Чи можна зробити і те, і те?
Так, і це найчастіший робочий варіант: людина лишається на винятках і спілкуванні, а програма забирає повторювані кроки. Помилка — наймати людину саме для того, щоб вручну переносити дані між системами: така робота ніколи не закінчується й нікуди не веде.
Рутина зʼїдає робочий день?
Подивимось ваші процеси й порахуємо, що автоматизувати першим, щоб віддача була найшвидшою.